Nộp hồ sơ
Mỗi thủ tục hành chính có các yêu cầu khác nhau về hồ sơ, nơi nộp, thời gian giải quyết… nhưng có một số nguyên tắc chung mà bạn cần biết để bảo vệ mình trước tình trạng cán bộ làm sai quy định, ảnh hưởng đến quyền lợi của bạn.
Những nguyên tắc được trình bày ở đây không phải do chúng tôi nghĩ ra mà chúng được nêu tại các văn bản pháp luật của Nhà nước Việt Nam. Chúng tôi sẽ viết rõ quy định đó ở điều khoản nào, văn bản nào và bạn hoàn toàn có thể viện dẫn khi cần thiết. Trong một số trường hợp, nếu bạn đọc được đúng điều khoản và quy định pháp luật sẽ khiến cán bộ thấy bạn hiểu rất rõ vấn đề và không dám lạm dụng quyền lực để gây khó dễ cho bạn.
Nộp hồ sơ sớm
Vì các sứ quán có thể kéo dài thời gian xử lý hồ sơ (các hồ sơ nộp qua bưu điện thường mất 4 tuần), bạn nên bắt đầu sớm, đừng để nước đến chân mới nhảy. Nếu bạn muốn làm nhanh và ở gần sứ quán thì bạn có thể lên nộp hồ sơ trực tiếp ở văn phòng sứ quán. Thông tư 264/2016/TT-BTC có quy định về việc xử lý và trả hồ sơ trong vòng 24 tiếng, chi phí sẽ bằng 150% so với mức phí quy định. Nếu nộp hồ sơ qua bưu điện, bạn nên chụp hình tất cả giấy tờ, đề phòng trường hợp sứ quán nói rằng bạn nộp thiếu giấy tờ mà bạn đã đính kèm trong hồ sơ. Bạn nên sử dụng dịch vụ bưu chính có tracking để biết khi nào sứ quán đã nhận được hồ sơ của bạn.
Khi nộp hồ sơ, luôn luôn yêu cầu giấy biên nhận hồ sơ
Rất nhiều trường hợp cán bộ chỉ nhận hồ sơ mà không có Giấy biên nhận hoặc Phiếu tiếp nhận. Nhiều bạn sẽ nghĩ như vậy là hồ sơ được thuận lợi. Nếu may mắn thì không sao, nhưng bạn sẽ gặp rủi ro rất cao khi quá hạn rồi mà cán bộ không trả lời bạn. Lúc đó, bạn sẽ không có cái gì để chứng minh rằng bạn đã nộp hồ sơ cùng với ngày tháng nộp để xác định thời hạn trả lời.
Kinh nghiệm của các luật sư là khi nộp hồ sơ luôn yêu cầu Giấy biên nhận hoặc Phiếu tiếp nhận. Ở mọi cơ quan tiếp nhận hồ sơ đều có sẵn mẫu Giấy/Phiếu này, cán bộ chỉ cần điền thông tin và trả lại cho bạn. Khi nhận lại Giấy/Phiếu, hãy nhớ kiểm tra kỹ, bảo đảm trên đó ghi những thông tin sau:
- Ghi rõ những thành phần hồ sơ bạn đã nộp
- Ghi rõ tên tuổi của bạn, loại thủ tục hành chính mà bạn làm
- Ghi rõ ngày tháng tiếp nhận và ngày tháng hẹn trả kết quả
- Có chữ ký và họ tên của người tiếp nhận
Đừng ngại khi yêu cầu Giấy biên nhận hay Phiếu tiếp nhận vì đây là quy định của Chính phủ, được nêu tại Điều 18, khoản 3, Nghị định 63/2010/NĐ-CP về kiểm soát thủ tục hành chính.
Khi hồ sơ bị từ chối, luôn luôn yêu cầu một văn bản trả lời nêu rõ lý do
Khi bạn nộp hồ sơ, có thể cán bộ sẽ từ chối tiếp nhận và hướng dẫn bằng lời nói yêu cầu bạn sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ. Bạn cứ thế cầm về, làm theo hướng dẫn và quay lại nộp. Nếu may mắn thì lần nộp thứ hai sẽ được chấp nhận. Nhưng cũng không ít trường hợp lần nộp sau lại bị từ chối và yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung.
Hãy ghi nhớ rằng, khi hồ sợ bị từ chối luôn yêu cầu một văn bản trả lời nêu rõ lý do. Đây là điều cực kỳ quan trọng và không được phép quên, kể cả khi cán bộ tỏ vẻ rất thân thiện và hướng dẫn nhiệt tình. Việc có văn bản từ chối tiếp nhận hồ sơ sẽ có những ích lợi sau:
- Thứ nhất, cán bộ sẽ không dám đưa ra những yêu cầu nằm ngoài quy định của pháp luật, vì các yêu cầu này được ghi lại và có thể làm bằng chứng chống lại họ khi có tranh chấp.
- Thứ hai, bạn sẽ chỉ phải hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn đó và mang đến thêm một lần nữa, chứ không phải đi lại đến lần thứ ba, thứ tư.
Đây cũng là một quy định của Chính phủ được thể hiện ở Điều 6, khoản 1, điểm b và Điều 18, khoản 5, Nghị định 63/2010/NĐ-CP về kiểm soát thủ tục hành chính.
Cán bộ không thể từ chối hồ sơ nhiều lần
Điều 20, khoản 4 Nghị định 63/2010/NĐ-CP quy định rằng cán bộ chỉ được phép yêu cầu bạn điều chỉnh, bổ sung hồ sơ một lần, trừ trường hợp đến lần nộp thứ 2 mà bạn vẫn mắc những lỗi đã được hướng dẫn từ lần đầu. Do đó, nếu bạn nộp hồ sơ lần thứ 2 mà vẫn bị từ chối thì hãy tiếp tục yêu cầu một văn bản ghi rõ lý do từ chối. Nếu văn bản từ chối lần 2 nêu ra những lý do khác với lần đầu thì tức là cán bộ đã thực hiện sai so với yêu cầu của Chính phủ. Lúc này, bạn có quyền khiếu nại, tố cáo, thậm chí khởi kiện ra tòa hành chính.